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Dokumente

Vorteil dokumentierter Nachweise

Fehlende Dokumente werden mit „Ausreden“ wie „Dafür haben wir keine Zeit, kein Personal und kein Geld.“ entschuldigt. Ergänzt werden diese Aussagen mit dem Satz: „Das habe ich gar nicht gewusst. Für den großen Dokumentationsaufwand müsste man jemanden zusätzlich einstellen.“

In der Praxis kann auf eine Dokumentation keinesfalls verzichtet werden, da ohne Dokumentation ein Nachweis über die durchgeführten Eigenkontrollen unmöglich ist. Insbesondere in Hinblick auf einen Streit- bzw. Haftungsfall sind betriebliche Aufzeichnungen zu führen. Zu betonen ist, dass im Allgemeinen davon ausgegangen wird, dass Dokumentiertes geschehen und Nicht-Dokumentiertes nicht geschehen ist. Auch die zuständige Überwachungsbehörde setzt schriftliche Nachweise als Beleg für die Erfüllung  lebensmittelrechtlicher Anforderungen voraus.

Schriftliche Eintragungen und Notizen

  • unterstützen das Gedächtnis
  • belegen die Durchführung
  • erleichtern die Aufklärung von Stör- bzw. Fehlermeldungen und
  • helfen in juristischen Streit- bzw. Zweifelsfällen. 

Tipp:
Zudem können regelmäßige Auswertungen der Aufzeichnungen frühzeitig auf Unregelmäßigkeiten oder auch Störungen hinweisen. Diese Auffälligkeiten können Maßnahmen sowie Aktivitäten auslösen, um damit ggf. größeren Schaden abzuwenden. Insgesamt tragen Eigenkontrollen dazu bei, Hygienefehler bzw. Mängel vorzubeugen.

Die namentliche Unterschrift bestätigt die ordnungsgemäße Durchführung und gewährleistet somit die Sorgfaltspflicht richtiger Angaben.

Hinweis: Im Rahmen von Schulungen und/oder Arbeitsplatzeinweisungen sind die Mitarbeiter einer Einrichtung/ eines Betriebes darauf hinzuweisen, dass beispielsweise die Checklisten ordentlich, zuverlässig und wahrheitsgetreu auszufüllen sind. Dazu zählt die Pflicht, dass Nachweise weder vor- noch nachgetragen werden. Die tatsächlich vorgefundene Situation, wie z .B. eine angezeigte Temperatur, muss eingetragen werden, und nicht ein angestrebter Durchschnittswert, welcher optimalerweise erwartet wird. Weiterhin gilt: versäumte Kontrollen oder vergessene Eintragungen dürfen nicht nachgetragen werden! Und Zeilen, welche nicht ausgefüllt werden, müsen gestrichen werden. Damit werden die Zeilen „entwertet", was ein nachträgliches Eintragen oder Korrigieren erschwert bzw. verhindert.

Welche Dokumente begutachtet die Lebensmittelüberwachung?

Grundsätzliches Ziel ist, dass die gewählte Dokumentation den Gegebenheiten des Betriebes entspricht und durchgeführte Eigenkontrollen belegt werden können. Eine Begutachtung fällt insgesamt positiv aus, wenn die vorgefundene Situation in der Einrichtung/ im Betrieb mit der Dokumentation und dem festgestellten Hygieneniveau übereinstimmt.

Kühlkette

  • Einhaltung der Kühltemperaturen und der Kühlkette
  • Überprüfung der Temperaturen und Temperaturmessgeräte
  • Einsatz geeigneter Messgeräte, d. h. kalibrierte Thermometer, welche eine Messgenauigkeit nachweisen (Bestätigung durch ein Kalibrierzertifikat bei Neukauf) 

HACCP

  • Durchführung einer Risiko- und Gefahrenanalyse
  • Lenkungs- undÜberwachungsmaßnahmen
  • Korrektur- und Verifizierungsmaßnahmen

Hygieneschulung

  • Hygiene- und HACCP-Schulung nach VO (EG) 852/2004
  • Fachkenntnisse auf Sachgebieten nach der LMHV
  • Erst- und Folgebelehrung gemäß Infektionsschutzgesetz (IfSG)

Rückverfolgbarkeit

  • Funktionstüchtigkeit eingerichteter Systeme
  • Bereithaltung der Lieferscheine
  • Verwendung von Identitätskennzeichen
    (auch innerbetrieblich, wie z. B. im Lager)

Kennzeichnung

  • Aushang über Information gemäß LMIV
  • Kennzeichnung der Zusatzstoffe und Allergene
  • Nachweise über Zusatzstoffe und Allergene, wie z. B. in Form von Produktbeschreibungen, Speisenplänen und eines Kladdensystems

Darüber hinaus sind Unterlagen und Pläne über die betriebliche Einrichtung wie z. B. die Aufteilung der Hygienezonen (Zutrittsregelungen), Mittel und Durchführung der Reinigung und Desinfektion, Wartung der Spülmaschine, Schädlingsvorbeugung (Fliegengitter) sowie -bekämpfung und die jährliche Trinkwasseruntersuchung bereitzuhalten.

Aufbewahrung

Anforderungen und Aufbewahrung der Dokumente

Die oben genannten Hygiene- und HACCP-Dokumente sollen

  • jederzeit auf dem neuesten Stand und
  • für Dritte verständlich und nachvollziehbar sein sowie
  • während eines angemessenen Zeitraums aufbewahrt werden.

Die Verpflichtung zur Aufbewahrung von Unterlagen kann flexibel gehandhabt werden, um einen übermäßigen Aufwand zu vermeiden. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Die Schulungsnachweise sind für die gesamte Dauer der Beschäftigung des Personals zu archivieren und auf Nachfrage der Behörde bereitzustellen.